단말기에는 분명 하루 매출이 찍혀 있는데 며칠 뒤 통장에 들어온 돈은 그보다 적습니다. 수수료 때문이겠거니 하고 넘기는 사장님이 많지만, 그 차이 안에 취소 처리 오류나 매입 누락이 섞여 있는 경우가 적지 않습니다. 한두 건은 작아 보여도 몇 달 쌓이면 부가세 신고 때 장부와 맞지 않아 다시 들여다보게 됩니다.
이 글에서 확인할 것
- 카드 매출이 통장에 들어오기까지 거치는 단계
- 금액이 비거나 늦어지는 흔한 원인
- 월말에 대조하는 순서와 참고할 화면
승인, 매입, 입금은 서로 다른 숫자다
첫 번째 숫자는 승인입니다. 손님이 카드를 꽂고 결제가 완료된 순간 단말기나 포스에 찍히는 금액으로, 사장님이 매일 보는 매출이 바로 이것입니다. 다만 승인은 카드사가 결제를 허락했다는 뜻일 뿐, 돈을 줄 준비가 끝났다는 뜻은 아닙니다.
두 번째는 매입입니다. 승인된 거래를 카드사에 정식으로 청구해 받아들여진 상태를 말합니다. 보통 단말기를 공급한 VAN사가 자동으로 넘기지만, 전송이 빠지거나 가맹점 정보가 맞지 않으면 승인은 있는데 매입은 없는 거래가 생깁니다.
세 번째는 입금입니다. 매입된 금액에서 가맹점 수수료를 빼고 카드사별 지급 주기에 따라 통장에 들어오는 돈입니다. 카드사마다 지급일이 달라 같은 날 결제한 금액도 여러 날에 나뉘어 들어오므로, 날짜별 합계만 비교해서는 누락을 찾기 어렵습니다.
돈이 비는 자리는 정해져 있다
가장 흔한 것은 취소와 재결제가 꼬인 경우입니다. 금액을 잘못 찍어 취소하고 다시 결제했는데 취소가 먼저 매입되거나 원거래가 이미 넘어간 뒤라 차감이 두 번 잡히는 식입니다. 바쁜 점심시간에 몰려 생기기 때문에 그날 취소 건수가 많았던 날을 먼저 봐야 합니다.
다음은 가맹점 정보 변경입니다. 대표자, 상호, 입금 계좌를 바꾸고 일부 카드사에만 반영된 경우 해당 카드사 매출만 입금이 보류됩니다. 사업장을 옮기거나 공동대표를 추가한 직후 몇 달은 카드사별 입금을 따로 확인하는 것이 안전합니다.
세 번째는 결제 창구가 여러 개인 경우입니다. 매장 단말기, 배달앱, 온라인 쇼핑몰의 결제대행사가 각각 다른 경로로 정산하는데, 통장에는 한 줄씩 섞여 들어와 어느 창구의 돈인지 구분이 안 됩니다. 창구별로 입금 계좌나 입금 명칭을 나눠 두지 않으면 누락을 발견해도 원인을 좁히기 어렵습니다.
어디서 무엇을 대조할지
아래 표는 월말 대조에 필요한 자료를 한 줄씩 정리한 것입니다. 모두 모으는 데 시간이 걸리는 것처럼 보이지만, 한 번 경로를 익혀 두면 다음 달부터는 내려받기만 하면 됩니다.
| 자료 | 보는 곳 | 대조할 내용 |
|---|---|---|
| 일별 승인 합계 | 포스·단말기 마감 리포트 | 하루 결제 건수와 취소 건수 |
| 카드사별 매입 내역 | 여신금융협회 카드매출 조회 서비스 | 승인됐는데 매입이 없는 거래 |
| 입금 예정일과 금액 | 같은 조회 서비스의 입금 메뉴 | 카드사별 지급일과 수수료 차감액 |
| 실제 통장 입금 | 사업용 계좌 거래내역 엑셀 | 입금 예정 금액과 실제 금액 차이 |
| 적용 수수료율 | 카드사 가맹점 전용 홈페이지 | 우대 수수료 대상 여부 반영 |
| 연간 카드 매출 합계 | 홈택스 신용카드 매출자료 조회 | 장부 매출과 신고용 자료 일치 |
둘째 줄과 셋째 줄이 핵심입니다. 카드사 여러 곳의 매입과 입금을 한 화면에서 모아 볼 수 있어서, 카드사 홈페이지를 하나씩 돌아다닐 필요가 없습니다. 다섯째 줄의 수수료율은 매출 규모에 따라 적용 구간이 바뀌므로, 구간이 바뀌는 시기에 실제 차감액이 공지와 같은지 확인해야 합니다.
월말 30분 대조 순서
먼저 포스나 단말기에서 한 달치 일별 승인 합계를 내려받습니다. 날짜, 결제 건수, 취소 건수, 승인 금액 네 칸만 있으면 충분합니다. 취소가 유난히 많았던 날에는 따로 표시해 둡니다.
그다음 카드매출 조회 서비스에서 같은 기간의 매입 내역을 내려받아 날짜별로 승인 합계와 나란히 놓습니다. 승인보다 매입이 적은 날이 있으면 그날의 거래 목록을 열어 매입되지 않은 거래를 찾고, 단말기 공급 업체에 전송 여부를 문의합니다.
세 번째로 입금 예정 금액과 통장 입금을 카드사별로 맞춰 봅니다. 날짜 합계가 아니라 카드사 이름과 지급일 기준으로 대조해야 어긋난 곳이 보입니다. 예정은 있는데 입금이 없으면 보류 가능성이 높으니 해당 카드사 가맹점 상담 창구에 보류 사유를 묻습니다.
마지막으로 차이가 난 건을 한 장의 목록으로 남깁니다. 날짜, 카드사, 금액, 문의한 날, 답변 내용을 적어 두면 다음 달에 해결됐는지 이어서 볼 수 있고, 세무 담당자에게 부가세 자료를 넘길 때 설명도 짧아집니다.
대조를 덜 번거롭게 만드는 장치
대조가 힘든 이유는 대부분 자료가 흩어져 있어서입니다. 결제 창구마다 입금 계좌를 나누거나 입금 명칭을 구분해 두는 것만으로도 통장 대조 시간이 눈에 띄게 줄어듭니다. 카드 전용 계좌를 따로 두는 방법도 많이 씁니다.
매장 주문 단계에서 기록을 정리하는 방법도 있습니다. 손님이 자리에서 주문하고 결제까지 마치는 큐알오더.com 같은 테이블 주문을 쓰면 주문 번호와 결제 기록이 함께 남아, 취소와 재결제가 꼬였을 때 어느 테이블의 거래인지 바로 찾을 수 있습니다.
매장이 두 곳 이상이거나 온라인 판매 비중이 크다면 수작업 엑셀로는 한계가 옵니다. 매장별 매출과 입금을 한 화면에 모으는 ERP 구축을 검토하거나, 온라인 판매를 시작할 계획이라면 처음부터 정산 내역을 내려받기 쉬운 구조로 쇼핑몰 구축을 진행하는 편이 나중에 대조 시간을 아낍니다.
점검 목록과 정리
이번 달 마감을 하면서 아래 일곱 가지에 예, 아니오로 답해 보세요. 아니오가 두 개 이상이면 다음 달부터 대조 순서를 고정해 두는 것이 좋습니다.
- 승인, 매입, 입금 세 숫자를 구분해서 보고 있는가
- 한 달치 일별 승인 합계를 내려받았는가
- 승인은 있는데 매입이 없는 거래를 찾아봤는가
- 입금을 날짜가 아니라 카드사별로 대조했는가
- 가맹점 정보를 바꾼 뒤 모든 카드사에 반영됐는지 확인했는가
- 결제 창구별로 입금 계좌나 명칭이 구분돼 있는가
- 차이가 난 건과 문의 결과를 목록으로 남겼는가
카드 매출은 결제된 순간 끝나는 것이 아니라 통장에 들어올 때 끝납니다. 한 달에 한 번, 세 숫자를 카드사별로 맞춰 보는 습관만 들이면 수수료 탓으로 넘기던 차이 가운데 돌려받을 수 있는 돈이 보이기 시작합니다.
매출은 단말기가 아니라 통장에서 확인합니다.
