쓰던 노트북을 새것으로 바꾸고 나면 헌 기기는 대개 창고 선반이나 책상 서랍으로 들어갑니다. 몇 대 쌓였을 때 중고로 팔거나 직원에게 넘기거나 폐기 업체를 부르게 되는데, 그때 기기와 함께 나가는 것은 파일만이 아닙니다. 로그인된 채 남은 메일 계정, 브라우저에 저장된 사내 시스템 비밀번호, 내려받아 둔 거래처 명단이 같이 건네집니다. 포맷 한 번으로 정리됐다고 여기는 자리가 가장 위험합니다.
이 글에서 확인할 것
- 회사 안에서 저장장치가 들어 있는 기기가 어디까지인지
- 빠른 포맷과 초기화만으로는 무엇이 남는지
- 계정 해제부터 폐기 확인서 보관까지 밟을 순서
저장장치가 들어 있는 기기를 세 갈래로 나눈다
첫째는 사람이 직접 쓰는 기기입니다. 노트북, 데스크톱, 업무용 태블릿이 여기 들어갑니다. 누가 쓰던 기기인지 알 수 있어 확인이 그나마 쉬운 쪽인데, 퇴사자가 쓰던 노트북은 인수인계 과정에서 담당자가 바뀌며 그대로 창고로 직행하는 경우가 많습니다.
둘째는 개인 물건과 섞인 기기입니다. 회사가 요금을 내주는 업무용 휴대폰, 외근용 태블릿, 직원이 자기 휴대폰에 사내 메일과 메신저를 붙여 쓰는 경우가 해당합니다. 기기를 바꿀 때 회사에 반납하지 않고 개인이 중고로 파는 일이 흔해서, 반납 규칙이 없으면 회사는 그 기기가 어디로 갔는지조차 알지 못합니다.
셋째는 저장장치가 들어 있는 줄 모르고 지나치는 기기입니다. 복합기와 복사기, 사무실 NAS, 공유기, CCTV 녹화기, 매장 포스와 키오스크, 회의실 화상 장비가 여기 들어갑니다. 이 기기들은 리스 반납이나 업체 교체로 한꺼번에 빠져나가기 때문에 빠뜨리면 통째로 새어 나갑니다.
빠른 포맷으로는 지워지지 않는 자리
설치 화면에서 흔히 고르는 빠른 포맷은 파일을 지우는 것이 아니라 파일이 어디 있는지 적어 둔 목차만 지웁니다. 데이터는 새 자료가 그 자리를 덮어쓸 때까지 남아 있어 복구 프로그램으로 되살아납니다. 하드디스크냐 SSD냐에 따라 완전 삭제 방법이 다르므로 기기 사양을 먼저 확인하고 방식을 고르는 편이 맞습니다.
계정 연결은 파일과 따로 놉니다. 브라우저에 저장된 아이디와 비밀번호, 메일 앱에 남은 계정, 클라우드 동기화 폴더, 회사 관리 프로그램에 등록된 기기 정보는 디스크를 지워도 서비스 쪽 기록에는 그대로 남습니다. 기기를 폐기한 뒤에도 그 기기가 여전히 승인된 장치로 잡혀 있는 상태가 이어집니다.
현장에서 자주 나오는 실수는 세 가지입니다. 복합기를 교체하면서 내장 디스크에 쌓인 스캔과 팩스 이미지를 그대로 보낸 경우, 중고로 판 노트북에 회계 프로그램과 인증서가 설치된 채 남은 경우, 업무용 휴대폰을 초기화만 하고 회사 계정의 기기 목록에서 등록을 풀지 않은 경우입니다.
기기별로 떠나보내기 전에 할 일
아래 표는 사무실에서 자주 나오는 여섯 종류 기기를 놓고, 손에서 떠나보내기 전에 해야 할 일과 어떤 방식으로 처분하는 편이 안전한지 정리한 것입니다. 창고에 쌓인 기기를 한 줄씩 대조하며 지워 나가면 됩니다.
| 기기 | 떠나보내기 전에 할 일 | 처분 방식 |
|---|---|---|
| 노트북·데스크톱 | 계정 로그아웃과 디스크 완전 삭제 | 삭제 결과를 남긴 뒤 매각 또는 사내 재배치 |
| 업무용 휴대폰 | 회사 계정의 기기 등록 해제 후 초기화 | 유심 회수하고 반납 대장에 기록 |
| 복합기·복사기 | 내장 디스크 초기화와 주소록 삭제 | 리스 반납 시 업체 삭제 확인서 수령 |
| NAS·외장하드 | 백업 이관 뒤 디스크 완전 삭제 | 다시 쓰지 않으면 디스크 물리 폐기 |
| 공유기·네트워크 장비 | 관리자 비밀번호와 설정값 초기화 | 설정 백업 파일까지 지우고 매각 |
| CCTV 녹화기 | 영상 보관 기간 확인 후 저장 디스크 삭제 | 디스크만 분리해 따로 폐기 |
위쪽 두 줄은 담당자가 직접 처리할 수 있지만, 아래 네 줄은 업체가 가져가는 순간 손을 쓸 수 없습니다. 특히 리스로 들여온 복합기와 네트워크 장비는 계약 종료일에 맞춰 업체가 회수해 가므로, 회수 날짜부터 확인하고 그 전주에 초기화 일정을 잡아 두어야 합니다.
손에서 떠나보내기 전 밟는 순서
먼저 목록을 만듭니다. 기기 종류, 관리 번호나 일련번호, 마지막 사용자, 보관 위치를 한 줄씩 적습니다. 창고에 처박힌 기기까지 모두 꺼내 세어야 하고, 전원이 켜지지 않는 기기도 목록에 넣습니다. 켜지지 않는다고 디스크까지 망가진 것은 아닙니다.
그다음 계정을 끊습니다. 메일, 메신저, 클라우드 저장소, 회계와 급여 프로그램, 사내 관리 도구에서 그 기기와 그 사용자의 접속 권한을 차례로 해제합니다. 서비스마다 접속 기기 목록 화면이 있으니, 거기서 남아 있는 기기를 직접 지우는 편이 확실합니다.
세 번째는 자료 이관입니다. 남겨야 할 자료를 공용 저장소로 옮기고, 옮긴 뒤 폴더 목록을 비교해 빠진 것이 없는지 확인합니다. 이 단계를 건너뛰면 삭제한 다음에 자료를 찾느라 폐기 일정을 되돌리는 일이 생깁니다.
마지막이 삭제와 기록입니다. 완전 삭제를 실행하고 도구가 남긴 결과 화면을 캡처해 두며, 업체에 맡겼다면 폐기 확인서를 받아 보관합니다. 앞서 만든 목록에 처분일과 처분 방식을 적어 넣으면 한 바퀴가 닫힙니다.
다음 교체 때 덜 걸리게 만드는 장치
기기 대장이 없으면 이 작업은 교체할 때마다 맨 앞에서 다시 시작됩니다. 지급일, 사용자, 반납일, 처분일이 한 줄에 남으면 퇴사자 기기가 창고에서 사라지는 일이 줄어듭니다. 엑셀 한 장으로 시작해도 충분하고, 결재와 자산 항목을 같은 화면에서 쓰는 회사는 기기 대장과 반납 기록을 함께 남기는 그룹웨어에 항목을 붙여 쓰기도 합니다.
장비 관리를 외부 업체에 맡기고 있다면 계약서에 반출과 폐기 절차가 들어 있는지 봅니다. 시스템 유지보수 계약에는 설치와 수리만 적혀 있고 기기를 뺄 때 저장된 자료를 어떻게 처리하는지는 빠져 있는 경우가 많습니다. 삭제 확인서를 주는지, 디스크를 분리해 회사에 돌려주는지를 계약 단계에서 물어 두면 나중에 다툴 일이 없습니다.
업무용 앱을 따로 쓰는 회사라면 기기 분실과 반납에 대비한 기능이 있는지도 확인합니다. 관리자 화면에서 특정 기기의 로그인을 끊고 그 기기에 저장된 자료를 지울 수 있으면 기기를 회수하지 못한 상황에서도 손을 쓸 수 있습니다. 안드로이드 업무앱 개발을 맡길 때 이 기능을 요구 사항에 넣어 두면 나중에 따로 개발비를 들이지 않아도 됩니다.
점검 목록과 정리
창고에 있는 기기를 꺼내기 전에 아래 일곱 줄을 훑어보면 무엇부터 할지가 정해집니다. 아니오가 나오는 줄이 지금 열려 있는 자리입니다.
- 창고와 서랍에 있는 기기까지 목록에 들어가 있는가
- 퇴사자가 쓰던 노트북의 계정 접속을 모두 끊었는가
- 빠른 포맷이 아니라 완전 삭제 방식으로 지웠는가
- 복합기와 CCTV 녹화기의 내장 디스크를 확인했는가
- 업무용 휴대폰이 회사 계정의 기기 목록에서 빠졌는가
- 폐기 업체에서 삭제 또는 폐기 확인서를 받아 보관하는가
- 기기 목록에 처분일과 처분 방식이 적혀 있는가
기기 처분은 한 번 크게 치르는 일이 아니라 교체할 때마다 따라붙는 절차입니다. 새 노트북을 지급하는 날 헌 기기의 처분 방식까지 같이 정해 두면 창고에 쌓아 두고 잊는 단계 자체가 없어집니다. 리스 장비는 계약 종료일을 달력에 미리 적어 두는 것만으로도 회수 직전에 허둥대는 일이 사라집니다.
기기를 버리는 일보다, 그 기기가 회사 계정에서 빠졌는지 확인하는 일이 먼저입니다.
