거래처에서 견적서를 못 받았다는 전화가 오는데, 보낸편지함을 열어 보면 발송은 분명히 끝나 있습니다. 며칠 뒤 상대방 스팸함에서 발견되는 일이 두어 번 반복되면 그때부터는 메일을 보내고도 전화로 다시 확인하게 됩니다. 우리 서버가 멀쩡해도 받는 쪽 서버가 보낸 사람을 확인할 방법이 없으면 일단 걸러 두기 때문입니다.
이 글에서 확인할 것
- 받는 서버가 메일을 걸러 내는 세 가지 기준
- 어제까지 잘 가던 메일이 갑자기 막히는 상황
- 증상별로 열어 볼 화면과 발송 경로 정리 방법
메일이 걸러지는 기준을 세 갈래로 나눠 본다
첫째는 발신 도메인 인증입니다. 도메인 관리 화면에 우리 이름으로 메일을 보낼 수 있는 서버가 어디인지 적어 두는 기록이 있습니다. 이 기록이 비어 있으면 받는 서버 입장에서는 우리 회사 주소를 흉내 낸 메일과 진짜 메일을 구분할 근거가 없습니다. 그래서 내용에 문제가 없어도 스팸함으로 내려보냅니다.
둘째는 발송 서버의 평판입니다. 메일이 나가는 서버 주소가 그동안 반송을 얼마나 냈는지, 수신 거부 신고를 얼마나 받았는지가 점수처럼 쌓입니다. 값싼 공유 호스팅에서 메일까지 함께 내보내고 있다면 같은 서버를 쓰는 다른 사람의 발송 습관 때문에 우리 메일이 같이 막히는 일도 생깁니다.
셋째는 메일 자체의 모양입니다. 본문 없이 이미지 한 장만 붙인 안내문, 실행 파일이 들어간 압축 첨부, 짧게 줄인 주소 링크, 수신 거부 안내가 없는 단체 발송이 대표적입니다. 앞의 두 가지를 다 갖춰도 이 조건에 걸리면 특정 회사에서만 조용히 사라집니다.
어제까지 가던 메일이 갑자기 막히는 자리
가장 흔한 계기는 업체 변경입니다. 홈페이지나 메일 서비스를 다른 업체로 옮기면 실제 발송 서버가 바뀌는데, 도메인 관리 화면의 인증 기록은 예전 서버만 허용한 채 남아 있습니다. 이전 작업 당일에는 멀쩡하다가 며칠 뒤부터 대형 포털 계정으로 보낸 메일만 스팸함에 쌓이기 시작합니다.
두 번째는 사람이 아닌 프로그램이 보내는 메일입니다. 홈페이지 문의폼 알림, 주문 접수 알림, 회계 프로그램의 자동 발송이 회사 도메인을 발신자로 찍어 놓고 실제로는 전혀 다른 서버에서 나갑니다. 사람이 보내는 메일은 잘 가는데 알림 메일만 안 오는 상황이면 이 경우를 먼저 봐야 합니다.
세 번째는 한 번에 많이 보낸 날입니다. 명절 인사나 행사 안내를 개인 업무 계정에서 수백 통 한꺼번에 내보내면 그날 평판이 떨어지고, 그 뒤로는 평범한 업무 메일까지 영향을 받습니다. 받는 사람들이 스팸으로 신고하기 시작하면 회복에 몇 주가 걸립니다.
증상별로 먼저 열어 볼 화면
아래 표는 실제로 자주 들어오는 증상과, 그때 가장 먼저 확인해야 할 화면을 짝지은 것입니다. 원인을 모른 채 메일 서비스를 바꾸는 것보다 증상에 맞는 화면 한 곳을 먼저 여는 편이 훨씬 빠릅니다.
| 증상 | 먼저 열어 볼 화면 | 흔한 원인 |
|---|---|---|
| 특정 거래처에만 안 감 | 상대 담당자에게 스팸함과 차단 목록 확인 요청 | 과거 반송 때문에 그 회사 차단 목록에 올라감 |
| 대형 포털 계정으로만 안 감 | 도메인 관리 화면의 발신 인증 기록 | 인증 기록이 없거나 옛 서버만 등록됨 |
| 보내자마자 반송 | 반송 메일 본문에 적힌 오류 문구 | 발송 서버 주소가 차단 목록에 등재됨 |
| 홈페이지 문의 알림만 안 옴 | 홈페이지 관리자 화면의 메일 발송 설정 | 웹서버가 직접 보내 인증을 통과하지 못함 |
| 단체 안내만 스팸함행 | 발송 도구의 반송률과 수신 거부 통계 | 수신 거부 링크 없음, 오래된 주소 다량 포함 |
| 첨부한 메일만 사라짐 | 받는 회사 보안 장비의 첨부 정책 | 암호 걸린 압축이나 실행 파일 차단 |
둘째 줄과 넷째 줄이 가장 많습니다. 둘 다 사람 눈에는 아무 이상이 없고 발송 기록에도 성공으로 남기 때문에, 상대방이 알려 주기 전까지는 회사 안에서 문제를 인지할 방법이 없습니다. 반대로 셋째 줄은 반송 메일에 원인 문구가 그대로 적혀 있으니, 그 문장을 그대로 검색해 보면 대개 조치 방법까지 나옵니다.
발신 인증을 잡는 절차
먼저 우리 회사 도메인으로 메일을 내보내는 경로를 전부 적습니다. 업무용 메일 서비스, 홈페이지 문의폼, 주문이나 예약 알림, 회계 프로그램, 단체 안내 발송 도구까지 하나씩 세어 보면 보통 서너 개가 나옵니다. 이 목록이 빠지면 나머지 작업이 전부 헛돕니다.
그다음 도메인 관리 화면에서 발신 인증 기록에 그 경로를 모두 넣습니다. 어떤 서버가 우리 이름으로 보낼 수 있는지 적는 기록과, 메일에 전자 서명을 붙이는 기록 두 가지를 함께 등록해야 효과가 납니다. 서명 값은 사용하는 메일 서비스 관리자 화면에서 발급받아 그대로 복사하면 됩니다.
세 번째로 정책 기록을 관찰 모드로 먼저 걸어 둡니다. 처음부터 강한 정책을 걸면 아직 등록하지 못한 경로에서 나가는 메일이 전부 버려집니다. 관찰 모드로 몇 주 동안 보고서를 받아 보고, 목록에 없던 발송 경로가 더 나오지 않는 것을 확인한 뒤에 단계를 올리는 편이 안전합니다.
마지막으로 결과를 밖에서 확인합니다. 포털 계정 서너 곳으로 직접 보내 보고, 받은 메일의 원문 보기에서 인증 통과 표시가 붙었는지 봅니다. 문의폼 알림까지 같이 점검해야 하는데, 회사 홈페이지를 어차피 손볼 일이 있다면 회사 홈페이지를 새로 만드는 일을 맡길 때 메일 발송 설정과 알림 받을 주소를 견적서에 항목으로 적어 두면 이 작업을 두 번 하지 않습니다.
발송 경로를 정리하는 방법
업무 메일과 단체 안내는 갈라 놓는 것이 기본입니다. 안내문은 수신 거부와 반송을 자동으로 처리해 주는 전용 발송 서비스로 보내고, 견적서나 계약 관련 메일은 업무 계정에서 그대로 보냅니다. 안내문 쪽에서 평판이 깎여도 업무 메일이 같이 막히지 않게 하는 것이 목적입니다.
홈페이지에서 나가는 알림은 웹서버가 직접 보내지 말고 회사 메일 서버를 거쳐 나가도록 설정을 바꿉니다. 관리자 화면에 발송 서버 항목이 있으면 거기에 계정을 넣으면 되고, 오래된 사이트라 그 화면 자체가 없으면 홈페이지 리뉴얼 작업을 잡을 때 함께 처리하는 편이 결국 싸게 끝납니다.
주문 접수나 결재 승인처럼 꼭 메일이어야 할 이유가 없는 알림은 메일 밖으로 빼는 방법도 있습니다. 담당자가 화면 안에서 바로 확인하고 처리하는 구조라면 스팸 필터와 씨름할 일 자체가 없어지므로, 웹앱개발를 진행할 때 알림 화면을 함께 설계해 두는 회사가 늘고 있습니다.
보관 주기도 같이 정해 둡니다. 반송 메일함을 아무도 보지 않으면 없어진 주소로 계속 보내게 되고, 그 반송이 쌓여 평판을 갉아먹습니다. 한 달에 한 번 반송 목록을 열어 죽은 주소를 지우는 일만 해도 단체 안내의 도달률이 눈에 띄게 달라집니다.
점검 목록과 정리
아래 일곱 줄에 예, 아니오로 답해 보세요. 아니오가 나온 줄이 이번 주에 열어 봐야 할 화면입니다.
- 회사 도메인으로 메일을 내보내는 경로를 전부 적어 두었는가
- 도메인 관리 화면에 발신 인증 기록이 등록되어 있는가
- 메일에 전자 서명이 붙도록 설정했는가
- 홈페이지 문의 알림이 실제로 도착하는지 이번 달에 확인했는가
- 단체 안내를 업무 계정이 아닌 전용 도구로 보내는가
- 반송 메일함을 정기적으로 열어 죽은 주소를 지우는가
- 포털 계정으로 보내 인증 통과 표시를 눈으로 본 적 있는가
메일이 스팸함으로 가는 문제는 대개 장비나 요금제 문제가 아닙니다. 우리 이름으로 누가 보낼 수 있는지 적어 두지 않았고, 그 사실을 알려 주는 화면이 어디에도 뜨지 않았을 뿐입니다. 발송 경로 목록 한 장과 인증 기록 두 줄이면 대부분 정리됩니다.
메일은 보내는 쪽이 아니라 받는 쪽 기준으로 판정됩니다. 성공이라고 찍힌 발송 기록은 도착했다는 뜻이 아닙니다.
