직원이 마지막 날 노트북을 반납하고 인수인계도 끝냈는데, 몇 달 뒤 회사 계정으로 고객 파일을 내려받은 기록이 남아 있는 경우가 있습니다. 악의가 있어서라기보다 개인 휴대폰에 로그인이 살아 있었던 탓이 대부분입니다. 쓰는 서비스가 열 개를 넘어가는 순간부터 누가 어디에 계정을 만들었는지 기억하는 사람이 사라집니다.
이 글에서 확인할 것
- 회수해야 할 권한이 숨어 있는 자리
- 비밀번호를 바꿔도 접속이 남는 이유
- 사람 이름 대신 목록으로 관리하는 방법
권한을 세 갈래로 나눠 본다
첫째는 회사가 만들어 준 계정입니다. 회사 메일, 그룹웨어, 회계 프로그램처럼 관리자 화면에서 사용자 목록을 볼 수 있는 것들입니다. 이 갈래는 관리 콘솔 한 곳에서 끄면 되니 가장 다루기 쉽습니다. 문제는 여기까지만 처리하고 끝내는 회사가 많다는 점입니다.
둘째는 직원이 업무상 필요해서 직접 가입한 계정입니다. 디자인 도구, 문자 발송 서비스, 번역 서비스, 광고 관리 화면 같은 것으로, 가입 아이디가 회사 메일이 아니라 개인 메일인 경우도 흔합니다. 관리자 목록에 나타나지 않으니 카드 명세서에 찍히는 결제 내역을 거꾸로 훑는 방법밖에 없습니다.
셋째는 계정이 아니라 열쇠입니다. 사무실 와이파이 비밀번호, 공용 대표 메일, 여러 사람이 돌려 쓰는 관리자 아이디, 개발자에게 준 접속 키가 여기 해당합니다. 특정 사람의 계정을 지워도 이 열쇠를 알고 있으면 그대로 들어올 수 있으므로, 사람을 지우는 일과 열쇠를 바꾸는 일은 따로 처리해야 합니다.
비밀번호를 바꿨는데도 접속이 남는 이유
가장 자주 놓치는 것은 이미 발급된 접속 상태입니다. 메일 앱이나 파일 동기화 앱은 처음 한 번 로그인한 뒤 별도 열쇠를 받아 두기 때문에, 비밀번호를 바꿔도 앱은 계속 붙어 있습니다. 관리 화면에서 세션 강제 종료와 앱 전용 비밀번호 폐기를 함께 눌러야 끊어집니다.
두 번째는 복구 경로입니다. 회사 계정의 2단계 인증 문자가 퇴사자 휴대폰으로 가거나, 비밀번호 재설정 메일이 퇴사자 개인 주소로 설정돼 있으면 나중에 계정을 되찾아 갈 수 있습니다. 계정을 끄기 전에 복구 연락처와 백업 코드부터 회사 담당자 것으로 바꿔 둬야 합니다.
세 번째는 소유권입니다. 광고 계정, 도메인 등록 정보, 앱 마켓 개발자 계정의 최고 관리자가 퇴사자 개인 명의로 되어 있으면, 그 사람의 계정을 지우는 순간 회사가 그 자산에 못 들어가는 상황이 생깁니다. 지우기 전에 관리자 권한을 옮기는 것이 순서입니다.
항목별로 어디서 무엇을 끊는지
아래 표는 회수 대상을 여섯 갈래로 묶어 어느 화면에서 어떻게 처리하는지 정리한 것입니다. 표를 그대로 복사해 담당자와 처리 날짜 칸을 덧붙이면 그 자체로 인수인계 문서가 됩니다.
| 대상 | 확인할 화면 | 처리 방법 |
|---|---|---|
| 회사 메일 계정 | 관리 콘솔 사용자 목록 | 로그인 정지 후 일정 기간 보관, 후임자에게 전달 설정 |
| 외부 유료 서비스 | 법인카드 명세서와 각 서비스 멤버 목록 | 좌석 회수, 결제 수단과 소유권을 회사 계정으로 이전 |
| 도메인과 호스팅 | 등록업체 관리자 정보 화면 | 담당자 메일을 회사 공용 주소로 변경 |
| 광고와 비즈니스 계정 | 각 플랫폼의 권한 관리 메뉴 | 관리자 권한만 회수하고 자산은 회사에 남김 |
| 원격 접속과 사내망 | 접속 계정 목록, 최근 접속 기록 | 계정 삭제와 발급한 인증서 폐기 |
| 공용 비밀번호 | 비밀번호 관리 도구의 공유 항목 | 퇴사자가 열람했던 항목만 골라 교체 |
둘째 줄이 시간을 가장 많이 잡아먹습니다. 결제는 계속 나가는데 쓰는 사람이 없는 서비스가 여기서 드러나기 때문에, 계정 정리를 하면 고정비가 줄어드는 경우도 적지 않습니다. 마지막 줄은 전부 바꾸려 들면 업무가 멈추니, 그 사람이 실제로 열어 본 항목만 추려 교체하는 편이 현실적입니다.
마지막 근무일을 기준으로 잡는 일정
먼저 퇴사 통보를 받은 날 목록을 만듭니다. 그 사람이 쓰던 서비스를 적고, 관리자 권한을 가진 항목에 별표를 칩니다. 본인에게 직접 물어보는 것이 가장 빠릅니다. 나가는 사람도 나중에 연락받는 것보다 한 번에 정리하는 편을 반깁니다.
그다음 마지막 주에 소유권을 옮깁니다. 문서와 폴더, 공유 캘린더, 자동 발송 설정, 정기 결제 수단을 후임자나 공용 계정으로 넘기는 작업입니다. 계정을 끈 뒤에 옮기려 하면 파일이 잠기거나 자동 발송이 조용히 멈춰 며칠 뒤에야 알게 됩니다.
세 번째로 마지막 근무일 업무 종료 시각에 로그인 정지, 세션 강제 종료, 앱 전용 비밀번호 폐기를 한 번에 처리합니다. 권한이 여기저기 흩어져 있으면 이 작업이 반나절씩 걸리는데, 결재선과 계정 권한이 한 화면에 모여 있는 그룹웨어 개발을 해 두면 담당자 한 사람이 목록을 보며 순서대로 끄면 됩니다.
마지막으로 일주일에서 이주일 뒤 접속 기록을 다시 봅니다. 끊었다고 생각한 계정에서 접속 시도가 남았는지, 외부 서비스에서 좌석 요금이 계속 청구되는지 확인하는 단계입니다. 이때 발견되는 항목이 다음 사람 퇴사 때 쓸 목록의 빈칸을 메워 줍니다.
사람이 아니라 목록으로 관리하는 방법
정리가 어려운 근본 원인은 회사가 쓰는 서비스 목록이 없다는 것입니다. 스프레드시트 한 장에 서비스명, 용도, 요금 지불 방법, 관리자, 대체 담당자 다섯 칸만 있으면 충분합니다. 새 서비스를 결제할 때 한 줄 추가하는 규칙만 지키면 퇴사 처리 시간이 절반으로 줄어듭니다.
공용 아이디를 줄이는 것도 효과가 큽니다. 여러 사람이 같은 아이디를 쓰면 누가 무엇을 했는지 기록이 남지 않고, 한 사람이 나갈 때마다 비밀번호를 바꿔 전원에게 다시 알려야 합니다. 개인별 계정을 만들고 권한만 다르게 주는 방식이 처음엔 번거롭지만 이후가 훨씬 편합니다.
승인이나 현장 보고처럼 직원마다 권한이 다른 업무를 엑셀과 단체 대화방으로 돌리고 있다면, 사람이 나갈 때마다 정리할 자리가 늘어납니다. 사내 업무 시스템 웹 개발을 맡길 때 계정 비활성화와 권한 이전 화면을 요구 사항에 넣어 두거나, 현장에서 휴대폰으로 쓰는 직원용 웹앱 제작 단계에서 퇴사 처리 버튼 하나로 접속이 끊기게 설계하면 회수 작업 자체가 사라집니다.
점검 목록과 정리
다음 퇴사자가 생기기 전에 아래 일곱 가지에 예, 아니오로 답해 보세요. 아니오가 나온 줄이 지금 만들어야 할 문서나 규칙입니다.
- 회사가 쓰는 유료 서비스 목록이 문서로 있는가
- 각 서비스의 최고 관리자가 회사 계정으로 되어 있는가
- 계정을 끄기 전에 복구 연락처를 바꾸고 있는가
- 로그인 정지와 함께 세션 종료, 앱 비밀번호 폐기까지 하는가
- 파일과 자동 발송 설정을 마지막 주에 넘기는가
- 공용 아이디 대신 개인별 계정에 권한을 주고 있는가
- 퇴사 처리 후 접속 기록을 다시 확인하는가
퇴사 처리는 신뢰의 문제가 아니라 기록의 문제입니다. 목록이 있으면 서로 기분 나쁜 확인 절차 없이 삼십 분 만에 끝나고, 목록이 없으면 몇 달 뒤 누구도 원하지 않는 상황으로 돌아옵니다.
사람을 지우기 전에 열쇠를 옮기고, 끈 뒤에 다시 확인합니다.
